O conhecimento convencional alega que a disciplina de gerenciamento de projetos é dividida basicamente em duas abordagens: Tradicional e Ágil. A primeira abordagem é aquela que oferece ferramentas e técnicas para uma gestão mais linear, com etapas e requisitos bem definidos. Já a segunda é aquela que oferece ferramentas e técnicas para uma gestão mais iterativa e incremental, com etapas e requisitos não tão bem definidos assim. Entretanto, ambas as abordagens possuem um ponto em comum: nenhuma delas é adequada para gerenciar projetos de inovação.
Foi com essa premissa em mente que Pedro Mancini desenvolveu um método juntando conceitos de gerenciamento de projetos, desenvolvimento ágil, design thinking e startup enxuta, para auxiliar gerentes de projetos a gerenciar projetos de inovação por meio de uma abordagem baseada na experimentação. Esse método, que pode ser consultado aqui, foi validado e publicado em uma das maiores revistas científicas da área de gerenciamento de projetos do mundo, a International Journal of Managing Projects in Business, e foi desenvolvido tendo como base dois grandes artefatos: O Novel Project Canvas e o Gerenciamento de Valor Aprendido. O objetivo desse artigo é explicar como funciona o Novel Project Canvas.
O Novel Project Canvas é composto por dois mapas – o Mapa de Hipóteses e o Mapa de Experimentos. O primeiro auxilia os gerentes de projetos a gerenciar as hipóteses referentes ao produto ou serviço que será lançado, bem como o aprendizado coletado durante os testes dessas hipóteses. Já o segundo auxilia os gerentes de projetos a gerenciar os seus experimentos através da definição dos parâmetros, controle de tarefas e medição de resultados. E é exatamente pelo fato de ser gerenciado por meio de hipóteses e testes que esse método se diferencia das abordagens tradicional e ágil, e acaba sendo conhecido como uma abordagem baseada na experimentação. A figura abaixo demonstra todos os passos que contemplam o Novel Project Canvas em cada um dos seus mapas.
Para que fique mais claro como utilizar o Novel Project Canvas, abaixo está descrito o passo a passo em mais detalhes.
Vá para o Mapa de Hipóteses e faça o seguinte...
Passo 1: Colete os requisitos junto as partes interessadas, seja ela um cliente, a alta administração de uma empresa, ou qualquer outra pessoa ou grupo que possa dar um horizonte a equipe do projeto em termos de requisitos de negócio e/ou requisitos funcionais ao início de cada sprint.
Passo 2: Defina as hipóteses de valor ou crescimento de cada sprint. As hipóteses de valor são aquelas onde se verifica se o produto ou serviço que está sendo proposto está gerando valor para o cliente. Normalmente essas hipóteses são realizadas até que se ache o encaixe entre produto e mercado. Já as hipóteses de crescimento referem-se as hipóteses de como os clientes irão descobrir o seu produto ou serviço. Logo, tais hipóteses servem especialmente para testes de canais de distribuição.
Passo 3: Faça o planejamento da sprint, a fim de definir quais são as entregas que o time irá se comprometer a entregar.
Passo 4: Identifique os principais riscos da sprint, a fim de saber se ações adicionais a entrega da sprint precisam ser realizadas.
Agora, vá para o Mapa de Experimentos e faça o seguinte...
Passo 5: Defina os atributos da sua sprint. Para isso, comece a definir o seu Produto Mínimo Viável (MVP), ou seja, qual instrumento você irá utilizar para realizar o teste. Esse instrumento pode ser uma landing page, um protótipo do produto, uma pesquisa, etc. Além disso, indique quais pessoas do time farão parte da sprint, bem como o prazo e o orçamento da mesma. E por fim, defina suas Métricas Acionáveis, ou seja, qual a meta que você pretende alcançar na sprint. Essa meta deve ser medida de acordo com o MVP que você definiu. Por exemplo, se você definiu que o seu MVP será uma landing page, então você poderia definir como meta a quantidade de leads que você vai obter ao final dessa sprint.
Passo 6: Defina quais tarefas precisarão ser feitas para que o MVP seja construído e entregue. Após fazer isso, priorize e sequencie essas tarefas na coluna A Iniciar.
Passo 7: Execute as tarefas uma a uma, puxando as tarefas da coluna A Iniciar para a coluna Andamento.
Passo 8: Conclua e entregue as tarefas, também uma a uma, puxando as tarefas da coluna Andamento para Concluído.
Passo 9: Faça a medição dos resultados da sua sprint. Para isso, primeiramente descreva o seu Marco de Aprendizado. Essa informação significa que você deverá dizer o quanto da sua meta de fato você realizou. Se por exemplo, você escolheu utilizar uma landing page como MVP, diga quantos leads você obteve na sprint. Depois, diga o custo real da sprint, ou seja, quanto de fato a equipe gastou.
A partir daí calcule o Percentual Aprendido e o Valor Aprendido. O primeiro nada mais é do que a relação entre a meta (Métrica Acionável) e o resultado (Marco de Aprendizado). Sendo assim, se foi definida como meta a obtenção de 1000 leads e foram obtidos 800 leads, isso significa que o Percentual Aprendido foi de 80%. Com isso, se o Valor Planejado para a sprint foi de R$10.000, subentende-se que o Valor Aprendido foi de R$8.000 (R$10.000 * 80%).
Com essas informações em mãos podemos calcular os desempenhos de aprendizado (IDA – Índice de Desempenho de Aprendizado) e de custos (IDC – Índice de Desempenho de Custos). O primeiro calcula-se dividindo o Valor Aprendido (R$8.000) pelo Valor Planejado (R$10.000). Neste caso, o IDA é de 0,8, ou seja, a cada R$1 investido se aprende 0,8. Já o segundo, calcula-se dividindo o Custo Real pelo Valor Planejado. Se por acaso essa sprint gastou R$12.000, então é possível dizer que o IDC é igual a 1,2 (R$12.000 / R$10.000). Isso significa que para produzir R$1 gasta-se R$0,2 a mais.
Volte ao Mapa de Hipóteses e faça o seguinte...
Passo 10: Registre os principais aprendizados obtidos durante a sprint. Esse aprendizado precisa ser feito em conjunto com o time.
Passo 11: Baseado nos dados coletados e no aprendizado obtido, crie idéias para a próxima sprint. Não necessariamente as hipóteses ou até o MVP precisam ser alterados na próxima sprint. O mais importante é que novas idéias que componham o produto final sejam testadas até que se chegue a um produto final.
Pronto! Você realizou um experimento do seu projeto. Agora, você deve executar esse ciclo outras vezes até que você chegue no produto final que vá atender as necessidades dos seus clientes e partes interessadas.
Para finalizar, você pode estar se perguntando por que projetos de inovação devem ser gerenciados por meio de uma abordagem baseada na experimentação. De uma forma bem resumida, visto que esse não é o objetivo desse artigo, projetos de inovação carecem de requisitos mínimos para o seu início, como o conhecimento sobre as necessidades dos clientes, os resultados que o projeto pode trazer para a empresa e o quanto o projeto pode mudar a dinâmica do mercado. Em outras palavras, não é que o gerente de projetos possui pouca informação sobre o escopo do projeto como acontece na maioria dos casos, ele simplesmente não faz nem idéia o que o projeto vai entregar! O caráter desse tipo de projeto é totalmente exploratório. É por isso que a experimentação acaba sendo uma (talvez a única) alternativa viável para gerenciar esse tipo de projeto.
Porém, gerenciar projetos por meio da experimentação requer um controle sistemático dos experimentos, de forma a verificar se o projeto está cumprindo o seu principal papel, que é de realizar descobertas e trazer inovações. Mas sabendo que o aprendizado dessas descobertas poderia ser algo subjetivo de ser mensurado, o Novel Project Canvas utilizou conceitos da técnica do Gerenciamento do Valor Agregado para criar a sua própria técnica, que foi denominada de Gerenciamento do Valor Aprendido. As fórmulas dessa técnica já foram apresentadas nesse artigo, mas os detalhes completos vão ficar para um próximo artigo.
E aí, tem algum projeto inovador na sua empresa ou na sua vida pessoal? Então clica aqui e comece a inovar com o Novel Project Canvas.