Boas práticas para implantação do Programa 5S

São vários os conteúdos que podem ser achados na rede demonstrando como implantar o Programa 5S dentro de uma empresa. Por isso, esse post vai ser diferente. Vamos falar sobre o que levou o método a dar certo e quais aprendizados tivemos nessa experiência.

O que é o 5S?

Antes, para nivelar o conhecimento, vale falar rapidamente o que é o 5S. Esse conceito surgiu no Japão, após a Segunda Guerra Mundial, visando a reconstrução do país, uma vez que seus recursos eram limitados. O termo, criado por Kaoru Ishikawa, vem das palavras Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. No Brasil, acabamos traduzindo essas palavras em sensos de qualidade - Senso de Utilização, Senso de Ordenação, Senso de Limpeza, Senso de Padronização e Senso de Autodisciplina.

A ferramenta 5S, que faz parte de uma metodologia maior - o Lean Manufacturing - tem como objetivo a redução de desperdícios através da implantação de um ambiente limpo e organizado. Após o sucesso da implantação no Japão pós guerra, várias empresas ao redor do mundo adotaram essa prática. Um detalhe é que essa prática virou realmente uma questão cultural no Japão. Lembram daquilo que vimos os japoneses fazer nos estádios brasileiros após os jogos na Copa do Mundo de 2014, quando eles limpavam tudo antes de sair? Aquilo é 5S!

O Programa 5S

Feito esse breve preâmbulo, podemos voltar ao objetivo deste post. Como dissemos no post anterior, resolvemos implantar o Programa 5S após uma imersão feita em uma empresa do setor de varejo utilizando técnicas de design thinking. Iniciamos a implantação da forma tradicional - treinamos os colaboradores, padronizamos rotinas, criamos checklists, definimos indicadores e metas, e programamos as ações e premiações. Daí veio o primeiro entrave. Quem seria o líder 5S?

Sabíamos que isso seria de extrema importância para o sucesso do programa, porém, não conseguíamos achar um voluntário. Fizemos então o mais óbvio, mesmo sabendo que não seria o mais correto. Designamos o gerente de um setor como líder 5S. Grande erro.

Tivemos vários problemas no início, visto que o gerente não cumpria as obrigações planejadas no programa. Aliás, eram problemas da sua gestão, especialmente em termos de organização, que levaram os clientes da empresa a ter percepção de que o serviço prestado era ruim. Sabíamos que para desenvolver as competências do gerente (e acreditem, tentamos bastante) demoraria muito tempo. E esse tempo nós não tínhamos. Até que após várias conversas com os colaboradores, resolvemos abrir uma posição intermediária entre o gerente e os colaboradores, a fim de motivar algum colaborador a assumir a posição. O resultado deu efeito e logo um voluntário apareceu. Como suspeitávamos, o programa começou a sair do lugar e os resultados começaram a aparecer.

O Líder 5S e os resultados

Para se ter uma ideia, antes da designação do líder 5S, o índice 5S que tínhamos estabelecido estava em 58%. Em dois meses ele conseguiu elevar o índice para 82%. Até a presente data, os índices tem variado mensalmente entre 88 e 91%. Em termos práticos, podemos citar algumas conquistas. O estoque, por exemplo, tinha produtos vencidos, não tinha inventário, tampouco identificação e limpeza. Contabilizamos um desperdício de mais de R$30.000. Porém, após as ações serem implementadas, o desperdício chegou a quase zero e as vendas de produtos aumentaram em torno de 25%. E o mais importante de tudo isso é que o líder 5S está sendo premiado por essas conquistas.

Nesse sentido, o que podemos destacar dessa nossa experiência é a importância da liderança na implantação do 5S. O que aconteceu conosco, só comprovou o que a própria metodologia lean já recomendava - a existência de um líder lean para o sucesso da transformação. Sem uma pessoa engajada para fazer acontecer, cobrar e fiscalizar, o senso de auto-disciplina, ou seja, aquele senso que mantém a filosofia do 5S em pé, não consegue ser desenvolvido. A falta de manutenção desse senso é um dos maiores motivos de insucesso na implantação do 5S nas empresas. E essa manutenção passa diretamente pela escolha do líder, que como dissemos antes, deve ser premiado pelas suas conquistas.

Concluindo...

Esse caso só demonstra a importância de que todo processo de transformação que leva a algum tipo de inovação passa inevitavelmente por uma mudança cultural. E essa mudança cultural deve ser guiada pelas lideranças, especialmente das lideranças de nível médio, pois são elas que implementam o que a Alta Liderança decidiu. O Programa 5S é algo altamente transformador, porque altera a forma que as pessoas trabalham e pensam.

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