Gestão de Portfólio de Projetos: Um Passo a Passo Completo

A Gestão de Portfólio ainda é um tabu para muitas empresas, inclusive aquelas que já possuem uma boa maturidade em gerenciamento de projetos. Isso acontece porque muitas empresas ainda encontram muita dificuldade de tratar projetos e programas como investimentos, e não apenas como gastos. Mas para facilitar o entendimento sobre esse tema resolvemos começar do início. Vamos mostrar nesse artigo o passo a passo para fazer uma Gestão de Portfólio de Projetos. Vocês verão ao final que a Gestão de Portfólio pode se tornar um aliado poderoso para conectar as três grandes áreas de empresas bem sucedidas: Estratégia, Projetos e Inovação.

Mas antes, o que é Gestão de Portfólio?

A disciplina de gerenciamento de projetos pegou emprestado o termo Gestão de Portfólio da área Financeira. A ideia quando isso aconteceu era demonstrar que os projetos deveriam ser vistos como investimentos, e não como gastos. Ou seja, todo projeto deve ser iniciado pensando no valor que ele irá trazer para o negócio e para o cliente, seja esse valor financeiro ou não.

É assim que os investidores geralmente pensam. Grandes investidores como Warren Buffet ganharam confiança e reputação no mercado por fazer muitas pessoas ganharem muito dinheiro. Ou seja, ele gerou valor para o seu negócio gerando valor para o cliente.

Mas é claro que existem diversas estratégias de investir. E com projetos é a mesma coisa. Assim como existem investidores mais arrojados, existem aqueles que são menos arrojados. Fazendo a analogia com o mundo corporativo, a apetite ao risco de uma empresa dependerá da sua estratégia de negócio. As empresas que desejam ser líderes de setores normalmente investem em projetos mais arriscados. Aquelas que são mais conservadoras, investem em projetos menos arriscados.

Como a discussão sobre Gestão de Portfólios é longa, sugerimos que vocês dêem uma olhadinha nesse episódio do nosso podcast abaixo. Ali, falamos bastante sobre investimentos em projetos usando a Gestão de Portfólio.

O Passo a Passo da Gestão de Portfólio

Apesar desse passo a passo se diferir um pouco do modelo utilizado pelo PMI, podemos dizer que a Gestão de Portfólio pode ser resumida em 6 passos.

Passo 1 - Identificação

Nessa etapa, a empresa deve ser capaz de capturar todas as ideias vindas das pessoas, sejam essas ideias fruto de um processo estratégico formal, como workshops, pesquisas de clima, brainstorming, ou de algum diálogo estratégico informal, como uma reunião entre gestores ou executivos.

O mais importante é que a empresa esteja com os ouvidos abertos para que isso aconteça. Ou seja, ela deve criar mecanismos dentro da organização para que as pessoas possam se manifestar e contribuir com melhorias em processos, produtos, etc.

Nesse sentido, é muito importante que algum setor fique responsável por fazer essa captação. E normalmente, o setor que exerce esse papel é o Escritório de Projetos, os chamados PMOs (Project Management Office).

Passo 2 - Categorização

Já na segunda etapa, todas as ideias precisam começar a ser segmentadas em portfólios distintos.

Aqui você pode fazer essa categorização por objetivos estratégicos, pela natureza dos projetos, por área, etc. Mas uma segmentação que não deve deixar de ser feita é a segmentação entre os investimentos mais arriscados e os investimentos menos arriscados.

Essa é uma segmentação essencial quando estamos falando de gestão de portfólio - você não pode misturar investimentos que possuem expectativas totalmente distintas. Em outras palavras, você não deve misturar em um único orçamento um projeto para desenvolver um novo produto com o orçamento para fazer uma melhoria em um produto que já existe há anos. A expectativa de ganhos e resultados desses dois projetos são totalmente distintas em prazo e em custos. E consequentemente, esses investimentos precisam ser enxergados de forma distinta também.

Passo 3 - Avaliação

No terceiro passo do processo é onde fazemos a pontuação de todas as ideias que surgiram até o momento. Aqui a empresa precisa ter consciência de que ela precisa ter critérios para avaliar se aquela ideia irá prosseguir ou não.

Novamente utilizando conceitos do mercado financeiro, todo investimento precisa ter uma análise entre o risco e o benefício que ele vai gerar. Nas empresas, os projetos devem usar esse mesmo critério para saber se aquela ideia deve receber investimento ou não.

Por isso foi mencionado no item anterior sobre a importância de separar investimentos mais arriscados dos menos arriscados. Afinal, há uma tendência natural do ser humano de escolher sempre o caminho mais seguro. Logo, é óbvio que se colocarmos dois investimentos para concorrerem entre si, um mais arriscado e outro menos arriscado, a maioria das pessoas irá pelo caminho mais conservador.

Isso para as empresas significa a sua morte lenta. Pois se ela sempre priorizar os projetos de menor risco, ela está limitando o seu próprio apetite de inovar, já que as grandes inovações normalmente ocorrem de iniciativas de risco.

Passo 4 - Seleção

O quarto passo do processo representa o momento onde é feita uma linha de corte de quais projetos serão selecionados para serem executados.

O parâmetro utilizado para essa linha de corte é o orçamento disponível que a empresa tem para cada um dos portfólios existentes. Nesse sentido, a empresa está começando a fazer suas escolhas estratégicas, pois não existe instrumento melhor para dizer qual o caminho que você quer seguir do que o dinheiro que você irá investir.

Assim, se a empresa tiver objetivos claros, ela não terá muitas dificuldades em alocar esses recursos dentro dos portfólios. Mas se esses objetivos não forem claros, devido a um processo de Planejamento Estratégico mal elaborado, a briga por recursos inevitavelmente acabará sendo política.

Por isso, o melhor critério a ser utilizado no momento da seleção de quais projetos serão executados é o da orientação estratégica que a empresa tem naquele momento, seja ela de crescimento, retração, transformação, etc.

Passo 5 - Priorização

Já o quinto passo do processo é onde a empresa começa a avaliar quais projetos devem ser feitos primeiro e quais podem esperar. Nesse momento a empresa começa a criar um ranking de pontuação, seja ele qualitativo ou quantitativo, sobre quais projetos são os mais priorirtários.

Algumas empresas usam múltiplas variáveis para fazer essa pontuação e com isso precisam utilizar métodos específicos de priorização, como o método AHP (Analytic Hierarchy Process). Outras simplificam mais essa análise e utilizam apenas um método de pontuação qualitativa que avalia os riscos e benefícios que um determinado projeto irá trazer.

O mais importante aqui é que a organização tenha um método, para que assim sejam reduzidas as chances de haver escolhas por critérios subjetivos e pouco técnicos. Porém, vale ressaltar que a intuição ainda deve ser um elemento a ser considerado nesse momento. Do contrário, as chances de inovação irão diminuir, pois as grandes inovações requerem um certo grau de aposta. E em métodos mais cartesianos e numéricos há uma tendência natural de sempre optarmos pela aposta mais segura.

Esse é mais um motivo para fazermos aquela separação entre investimentos mais arriscados e menos arriscados. Esse grau de aposta e de intuição por parte dos tomadores de decisão deve aumentar em investimentos mais arriscados, e não em investimentos menos arriscados. Ou seja, até para se arriscar mais, você deve saber aonde fazer isso.

Passo 6 - Balanceamento

Por fim, o último passo do processo consiste em fazer a racionalização de todos os recursos envolvidos nos projetos aprovados, sejam eles recursos financeiros, pessoais ou materiais.

É nesse momento que a organização assume efetivamente o papel de investidora, pois essa é a hora de saber migrar os recursos de lugares em que eles estão dando pouco retorno para lugares onde eles darão mais retorno.

Por isso a importância da organização ter uma área específica para isso, que como foi mencionado anteriormente, essa seria uma responsabilidade do Escritório de Projetos. É essa área que além de verificar a melhor forma de aproveitar os recursos dentro dos projetos, irá dizer quais projetos precisam ser parados, incluídos ou priorizados dentro de um determinado portfólio.

Concluindo...

Fazer a Gestão de Portfólio de Projetos ou Produtos é uma forma de elevar o nível de maturidade da organização em gerir seus investimentos. Ao fazer isso, uma empresa é capaz de atingir níveis de inovação que ela jamais tinha imaginado atingir. E se você quer levar esse conceito para dentro da sua empresa, venha conhecer o nosso Gestão de Portfólio com Escritórios de Projetos. Nesse curso, além de você aprender muito mais sobre Gestão de Portfólios, você ainda irá aprender a como montar um Escritório de Projetos do zero.