Escritório de Projetos: O que é, Funções e Exemplos

Os Escritórios de Projetos, chamados de PMO (Project Management Office), são mecanismos essenciais para empresas que pretendem inovar estrategicamente por meio de projetos. Porém, muitas dúvidas sobre como essas estruturas realmente funcionam na prática ainda permeam a mente de executivos e gestores. E isso faz com que eles se tornem resistentes em sua implantação.

Por isso, nesse artigo vamos falar sobre o que é um Escritório de Projetos, suas principais funções e alguns exemplos de implantação.

O que é um Escritório de Projetos?

Quando implantado, um Escritório de Projetos pode se tornar uma área ou um setor dentro de uma empresa, responsável por achar a melhor forma de organizar os projetos que ela está executando. Essas formas de funcionamento do Escritório de Projetos irão variar dependendo do tipo de estrutura organizacional, cultura e visão que a empresa tem sobre a gestão de projetos dentro dela.

Em empresas mais funcionais, por exemplo, com muita ênfase em operações, como empresas de fabricação de bens de consumo, há uma tendência de que os Escritórios de Projetos estejam alocados dentro de alguma outra área, seja ela uma área de Produtos ou ou de Pesquisa e Desenvolvimento.

Já em empresas mais projetizadas, como empresas de consultoria por exemplo, os Escritórios de Projetos podem ser uma área com mais independência, tendo uma Diretoria específica, já que os projetos são a atividade fim daquele tipo de empresa.

Mas como dito antes, a cultura e a visão que a empresa tem sobre a gestão de projetos também vai influenciar nessa escolha. As empresas que já tem por costume tratar novas demandas por meio de projetos e que enxergam os projetos como meios para inovar e crescer, inevitavelmente darão mais poder e autonomia a um Escritório de Projetos. O contrário desses dois casos é igualmente verdadeiro.

Em outras palavras, não existe uma forma única de posicionar um Escritório de Projetos dentro de uma estrutura organizacional. Essa escolha dependerá do contexto que a organização se encontra.

Funções de um Escritório de Projetos

A mesma premissa utilizada no item anterior pode ser usada aqui quando falamos sobre as funções de um Escritório de Projetos. Essas funções irão depender de como a empresa enxerga a gestão de projetos dentro dela.

Mesmo assim, podemos dizer que os Escritórios de Projetos possuem algumas funções clássicas, que independentemente de como as empresas os enxergam, elas precisarão executar as funções abaixo:

• Desenvolvimento de metodologia, modelos e procedimentos de gerenciamento de projetos;

• Orientação, aconselhamento, treinamento em gestão de projetos, e;

• Monitoramento da conformidade com os padrões, políticas, procedimentos e modelos de gerenciamento de projetos através de revisões ou auditorias em projetos.

Além dessas funções, existem aqueles Escritórios de Projetos que ganham um caráter mais estratégico dentro das organizações. Estes poderão ajudar na seleção, priorização e balanceamento dos investimentos em projetos e programas. Essa é a função mais nobre de um Escritório de Projetos, que chamamos de Gestão de Portfólio.

Exemplos de implantação de Escritórios de Projetos

Agora, vamos compartilhar aqui duas experiências de implantação de Escritórios de Projetos que tivemos, para que fique mais claro como os Escritórios de Projetos funcionam na prática. Mantivemos em sigilo os nomes das empresas por questões de confidencialidade.

A primeira foi a implantação que fizemos em uma operadora de Telefonia. O objetivo desse Escritório de Projetos, segundo os executivos da empresa, era de ser a área responsável por monitorar e controlar o andamento dos seus projetos estratégicos. Para isso, foi necessário inicialmente fazer a padronização do formato de comunicação dos projetos, criando dashboards de acompanhamento. Mas isso foi só o primeiro passo.

Em um segundo momento foi necessário criar o que chamamos a época de Ficha de Projeto. Nessa ferramenta, os Gerentes de Projetos registravam e gerenciavam os acontecimentos mais relevantes que ocorriam dentro dos seus projetos. Isso fez com que a gestão e o reporte dos projetos se tornassem muito mais simples e organizados.

Já o outro caso que queremos trazer aqui foi da implantação de um Escritório de Projetos em uma operadora de Saúde. Nesse caso, os executivos da empresa tinham como objetivo fazer com que o Escritório de Projetos funcionasse como um instrumento que unisse os projetos ao Planejamento Estratégico. Ou seja, nessa empresa a visão que eles tinham de uma Escritório de Projetos era mais estratégico do que o primeiro caso.

Nesse sentido, a primeira coisa que fizemos foi criar as metodologias de gerenciamento de projetos e de gestão de portfólio. A primeira metodologia tinha como objetivo padronizar os processos de gerenciamento de projetos dentro da organização, usando as mesmas ferramentas, indicadores e métodos de acompanhamento. Já a segunda metodologia tinha como objetivo demonstrar como os projetos seriam identificados, priorizados e monitorados, para que assim a gestão dos investimentos da organização pudessem ser melhor gerenciados.

Concluindo...

No final, podemos dizer que esses dois casos que citamos demonstram que mesmo os Escritórios de Projetos tendo objetivos e hierarquias distintas dentro das organizações, suas funções clássicas nunca deixam de serem feitas. Nos dois casos que citamos aqui, tivemos que prover modelos ou metodologias para que o Escritório de Projetos começasse a funcionar de fato. A variação das soluções que demos se deu pela forma como a Alta Administração enxergava o papel dos seus Escritórios de Projetos - o primeiro era mais tático e o segundo mais estratégico. Ou seja, a implantação de um Escritório de Projetos deve sempre respeitar o contexto que a empresa se encontra naquele momento.

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